¿Por cuánto tiempo debe guardar documentos importantes?
Saber qué documentos guardar y cómo archivarlos puede ayudarle a proteger su información personal
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A medida que su vida financiera se hace más compleja, es difícil saber cuánto tiempo debe guardar documentos y cuándo es seguro deshacerse de ellos. Tendrá que quedarse con algunas cosas toda su vida, y con otras solo unos meses. Probablemente usted ya sepa que debe prestar especial atención a los documentos importantes, como declaraciones de impuestos, estados de cuenta bancarios y recibos de pago de salario, pero ¿por cuánto tiempo y en qué formato? Y ¿cuál es la mejor manera de resguardar toda esa información personal? Esta es una breve lista de los documentos financieros que debe guardar y durante cuánto tiempo debe hacerlo.
Declaraciones de impuestos y registros financieros importantes
Sus declaraciones de impuestos son documentos importantes que hay que guardar como parte de su historial financiero. Querrá guardar de manera permanente una copia electrónica o impresa de la declaración de impuestos de cada año (incluida cualquier corrección), así como cualquier pago que haga al gobierno. Además, es una buena idea conservar los registros de eventos financieros importantes, como expedientes judiciales o herencias. Puede acceder fácilmente a estados de cuenta y documentos electrónicos en línea y almacenarlos ahí de manera segura.
Certificados de nacimiento y defunción
Tarjetas del Seguro Social
Actas de matrimonio
Documentos de divorcio
Documentos de la baja del servicio militar
Pólizas del seguro de vida
Testamentos y testamentos vitales
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Artículos sobre privacidad y seguridad
Documentación complementaria de impuestos
Dependiendo de sus circunstancias fiscales, el Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Service, o IRS) puede pedirle documentación complementaria de tres a siete años después de que haya presentado su declaración. Con esto en mente, una buena regla general es guardar de tres a siete años cualquier documento que verifique la información contenida en su declaración de impuestos, incluyendo los formularios W-2 y 1099, estados de cuenta bancarios y de corretaje, pagos de colegiaturas y recibos de donativos de caridad.
Consejo rápido
Incluso si sus registros ya no son necesarios para efectos fiscales, es buena idea verificar que no los necesite para otras instituciones financieras importantes. Su compañía de seguro o acreedor puede tener diferentes requisitos para guardar registros que el IRS.
Estados de cuenta regulares y recibos de pago de salario
Guarde una copia, ya sea digital o impresa, de sus estados de cuenta mensuales bancarios y de tarjetas de crédito del último año. Es una buena idea guardar sus copias digitales archivadas en línea si elige recibir sus estados de cuenta de forma electrónica. También debería quedarse con los recibos de pago de salario para que pueda utilizarlos para verificar la información en su formulario W-2 cuando llegue el momento de declarar impuestos.
Las facturas de servicios públicos, los registros de depósitos y retiros
Si trabaja por su cuenta, es posible que necesite sus facturas de servicios públicos, de televisión por cable y de teléfono celular para fines fiscales. De no ser así, puede desecharlos una vez que haya verificado que su pago fue procesado. También puede deshacerse de los recibos de depósitos y retiros bancarios después de verificar que aparezcan en su estado de cuenta mensual.
Es importante asegurarse de que su información confidencial esté segura y sea accesible.
 | Salvaguarde su información |
Para documentos físicos, asigne un lugar seguro y apartado en su casa para almacenar todos los documentos impresos, donde estén protegidos contra daños o robos. Para los registros digitales, asegúrese de archivar y respaldar todos sus registros electrónicos. Una buena idea es proteger estos registros con una contraseña. | |
 | Proteja sus cuentas financieras |
Utilice contraseñas complejas para mantener segura la información de su cuenta. Asegúrese de que la combinación de su nombre de usuario y contraseña sea diferente a las que usa para su correo electrónico personal, comerciantes en línea y cuentas de medios sociales. Proteger su computadora con un software antivirus también es una buena idea. | |
 | Deseche adecuadamente los documentos de papel |
Si usted simplemente desecha documentos privados, como estados de cuenta financieros, corre el riesgo de ser víctima de fraude o de robo de identidad. Invierta en una trituradora de corte transversal que eliminará todo el rastro de su información personal, o busque eventos gratuitos de trituración de documentos en su comunidad. Además, considere recibir estados de cuenta o documentos de manera electrónica, ya que esto puede ayudar a reducir el riesgo del robo de identidad que representa el correo extraviado o robado. | |
