Saber por cuánto tiempo debe guardar los registros financieros y otros documentos importantes puede proteger su información personal y simplificar el mantenimiento de sus registros. Una vez que lo sepa, ¿qué opciones de almacenamiento de documentos debería considerar? Esta guía le ayudará a responder a sus preguntas sobre qué guardar, dónde archivar y cómo triturar lo que ya no necesita.

Sus declaraciones federales del impuesto sobre los ingresos son parte importante de su historial financiero y deben guardarse para siempre. Además de presentarlos al Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Service, o IRS), es posible que los necesite si solicita una hipoteca, otros préstamos importantes o busca asistencia financiera para la universidad. Deberá guardar permanentemente una copia electrónica o impresa de la declaración (o las declaraciones) de impuestos federales de cada año (incluidas las enmiendas) y cualquier pago que realice al gobierno federal y estatal.

Los registros que respaldan la información en sus declaraciones federales del impuesto sobre los ingresos deben guardarse durante siete años después de presentar su declaración. Por lo general, eso debería cubrir el periodo que el IRS tiene para examinar su declaración y solicitar documentación de respaldo, incluidos los Formularios W-2 y 1099 del IRS, estados de cuenta bancarios y de corretaje, pagos de matrícula y recibos de donaciones de caridad. Si trabaja por cuenta propia, es posible que también deba guardar las facturas de servicios públicos, de cable y de teléfono celular para efectos de justificación, si es el caso.

Tendrá que guardar algunos documentos para siempre y otros durante unos cuantos meses. Además de las declaraciones de impuestos, los documentos a guardar para siempre incluyen aquellos que definen su identidad personal y financiera, así como aquellos que pueda necesitar en su formato original y no en formato electrónico o fotocopia. También es una buena idea guardar registros de eventos financieros importantes, como documentos legales o de herencias.

Algunos documentos originales que son difíciles de reemplazar deben guardarse toda la vida. Guarde los originales en un lugar seguro pero conveniente para protegerlos de daño, pérdida y robo, como una caja fuerte en su casa.

• Certificados de nacimiento y de defunción
• Tarjetas del Seguro Social
• Licencias de matrimonio
• Documentos de divorcio
• Documentos de baja militar
• Pólizas de seguro de vida (pólizas actuales)
• Testamentos y testamentos en vida
• Pasaportes (vigentes y vencidos)
• Documentos de ciudadanía

Mantenga los documentos relacionados con su casa, su vehículo y otras compras e inversiones grandes durante el tiempo que sea propietario de dichos activos. Los documentos de su casa incluyen la escritura, la hipoteca y los documentos de cierre, así como los recibos de mejoras y remodelaciones. Los de su automóvil incluyen el título, el registro, el comprobante del seguro, la garantía y los registros de servicio.

Guarde una copia digital o impresa de sus estados de cuenta bancarios y de inversión mensuales de los últimos 12 meses. Es una buena idea mantener sus copias digitales archivadas en línea, si elige la opción Sin papeleo. También debe guardar los talonarios de pago para poder verificar la exactitud de su Formulario W-2 del IRS cuando llegue la temporada de impuestos. Puede deshacerse de los comprobantes de retiros y depósitos bancarios después de verificarlos con su estado de cuenta mensual.

Guarde las facturas médicas durante un año, a menos que haya una disputa de seguro en curso o reclame una deducción de impuestos por gastos médicos. Guarde las pólizas del seguro médico durante el tiempo que el seguro esté activo. Los documentos relacionados con su salud (tratamientos, recetas, pruebas de laboratorio, antecedentes familiares) deben guardase para siempre. Una buena estrategia es tener un archivo separado para los documentos del año anterior como referencia rápida en caso de una emergencia.

Digitalizar documentos importantes es una buena forma de hacer copias de seguridad de sus documentos impresos. De esta manera es más fácil archivarlos, organizarlos y compartirlos, al mismo tiempo que los protege de inundación, incendio, robo y extravío. Comience con los documentos legales y financieros que debe guardar para siempre y que son difíciles de reemplazar. Es bueno incluir los documentos fiscales, la escritura de su casa y el título de su automóvil. Es probable que sus registros bancarios o de corretaje ya estén digitalizados, por lo que no necesita hacer nada con ellos. Puede digitalizar fácilmente documentos impresos al usar una aplicación móvil de escaneo o la función de escaneo en una impresora, o puede contratar un servicio que lo haga por usted.

Puede archivar los documentos digitales en el disco duro de su computadora, en un disco duro externo, en un servicio en la nube o de estas tres maneras. Los registros deben estar protegidos con una contraseña. Use contraseñas complejas para mantener segura la información de su cuenta. Asegúrese de que su nombre de usuario y contraseña sean diferentes de los que usa para el correo electrónico personal, los comercios en línea y las cuentas de redes sociales. También es una buena idea proteger su computadora con un software antivirus.

Para los documentos físicos, designe un lugar seguro y apartado en su casa para protegerlos de daño o robo. Considere una caja fuerte personal o una bancaria para sus documentos más importantes.

Usted podría quedar expuesto al fraude o al robo de identidad si simplemente bota documentos privados, como estados financieros. Invierta dinero en una trituradora de corte transversal para eliminar todos los rastros de su información personal o busque eventos de trituración gratuitos en su comunidad. Planee destruir todos los documentos impresos que incluyan números de cuenta, fechas de nacimiento, números de Seguro Social, números de identificación personal y firmas. Para tener protección adicional, triture los documentos con su nombre, dirección, número de teléfono y dirección de correo electrónico. Además de documentos financieros, incluya correo basura, cartas de preaprobación de tarjetas de crédito, etiquetas de recetas, currículos, tarjetas de embarque de aerolíneas y etiquetas de equipaje.