¿Por cuánto tiempo debe guardar documentos importantes?

Deshacerse adecuadamente de documentos puede ser fundamental para proteger su información personal, tanto en línea como fuera de ella

A medida que se complica su vida financiera, es difícil saber por cuánto tiempo debe guardar documentos y cuándo es seguro deshacerse de ellos. Tendrá que quedarse con algunas cosas toda su vida, y con otras sólo unos meses. Probablemente usted ya sepa que debe prestar especial atención a los documentos importantes, como declaraciones de impuestos, estados de cuenta bancarios y recibos de pago de salario, pero, ¿por cuánto tiempo y en qué formato? Y ¿cuál es la mejor manera de resguardar toda esa información personal? Hemos reunido 7 consejos en dos categorías: cuánto tiempo hay que guardar los documentos antes de triturarlos y cómo archivar información delicada.

¿Cuánto tiempo debe guardar documentos?

1

Guarde permanentemente las declaraciones de impuestos y los registros financieros importantes

Sus declaraciones de impuestos son documentos importantes que hay que guardar como parte de su historial financiero. Querrá guardar de manera permanente una copia electrónica o impresa de la declaración de impuestos de cada año, así como cualquier pago que haga al gobierno. Además, es buena idea conservar los registros de eventos financieros importantes, tales como expedientes judiciales o herencias.

2

Guarde de 3 a 7 años la documentación complementaria de impuestos

Dependiendo de sus circunstancias fiscales, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) puede pedirle documentación complementaria (solo disponible en inglés) de tres a siete años después de que haya presentado su declaración. Con esto en mente, una buena regla general es guardar de tres a siete años cualquier documento que verifique la información contenida en su declaración de impuestos, incluyendo los formularios W-2 y 1099, estados de cuenta bancarios y de corretaje, pagos de colegiaturas y recibos de donativos de caridad.

3

Guarde por 1 año los estados de cuenta regulares y los recibos de pago de salario

Guarde, ya sea una copia digital o impresa, de los estados de cuenta bancarios y de tarjetas de crédito mensuales de todo un año. También quédese con los recibos de pago de salario para que pueda utilizarlos para verificar la información en su formulario W-2 cuando llegue el momento de declarar impuestos.

4

Guarde por 1 mes las facturas de servicios públicos, los registros de depósitos y retiros

Si trabaja por su cuenta, es posible que necesite sus facturas de servicios públicos, de televisión por cable y de teléfono celular para fines fiscales. De no ser así, puede desecharlos una vez que haya verificado que su pago fue procesado. También puede deshacerse de los recibos de depósitos y retiros bancarios después de verificar que aparezcan en su estado de cuenta mensual.

¿Cómo puede guardar sus documentos de manera segura?

5

Salvaguarde su información

Para documentos físicos, asigne un lugar seguro y apartado en su casa para almacenar todos los documentos impresos, donde estén protegidos contra daños o robos. Para los registros digitales, asegúrese de archivar y respaldar todos sus registros electrónicos. Una buena idea es proteger estos registros con una contraseña.

6

Proteja sus cuentas financieras en línea

Utilice contraseñas complejas (solo se ofrece en inglés) y cámbielas frecuentemente para mantener segura la información de su cuenta. Asegúrese de que la combinación de su nombre de usuario y contraseña sea diferente a las que usa para su correo electrónico personal, comerciantes en línea y cuentas de medios sociales. Proteger su computadora con un software antivirus también es una buena idea. Si usted es cliente de Bank of America, tiene acceso gratuito al software Trusteer Rapport™ de IBM (solo se ofrece en inglés).

7

Deseche adecuadamente los documentos de papel

Si usted simplemente desecha una pila de documentos privados, como estados de cuenta financieros, se corre el riesgo de fraude o de robo de identidad. Invierta en una trituradora de corte transversal que eliminará todo el rastro de su información personal, o busque eventos gratuitos de trituración de documentos en su comunidad.

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